Ciekawe, że pomimo rozwoju technologii i porozumiewania się kanałami elektronicznymi w kontaktach biznesowych, wciąż posługujemy się papierowymi wizytówkami. To dobry zwyczaj, który, mam nadzieję, nie zaniknie. Bo pomimo mediów społecznościowych, smartfonów i tabletów, wciąż najlepiej sprawdza się wizytownik wypełniony kontaktami.

Kto powinien mieć wizytówkę?

W latach 90. zaczął się w Polsce wizytówkowy szał. Każdy świeżo upieczony menedżer musiał mieć ich pokaźny plik, świetnie jest to widoczne w filmach i serialach z tamtych czasów. Dziś oczywiście nie jest to domena kadry zarządzającej bo wizytówki mają również sekretarki, pracownicy obsługi klienta, a także artyści, blogerzy czy freelancerzy. Czyli tak naprawdę wszyscy ci, którzy mają jakikolwiek kontakt z klientem, jakiekolwiek spotkania biznesowe – mają albo powinni mieć wizytówki.

Jak powinna wyglądać wizytówka?

Dziś w cenie jest kreatywność, więc niektórzy idą w tej kwestii na całość, tworząc wizytówki o niestandardowych wymiarach, laminowane, kolorowe czy z jakimiś bardzo oryginalnymi elementami. Ja jednak uważam, że nie zawsze powinno się iść w stronę zbyt dużej inwencji twórczej, chociaż wszystko zależy też od branży. Inny będzie projekt wizytówki dla księgowej, a inny dla grafika komputerowego. Mimo to podtrzymuję zdanie, że lepiej nie kombinować za wiele. Wizytówka ma zwracać uwagę, ale ma przede wszystkim funkcję stricte użytkową. Niewymiarowa nie będzie mieścić się do wizytownika i może go nawet komuś zniszczyć przy próbie wciśnięcia w przegródkę. Z kolei wykonana ze śliskiego papieru i obustronnie zadrukowana uniemożliwi obdarowanemu wykonanie na wizytówce krótkiej notatki na nasz temat. Żeby jednak nie było nudno, można „zaszaleć” z jednej strony, zaś drugą zostawić białą lub w jakimś jasnym kolorze, bez tekstu.

Kiedy wręczamy wizytówkę i kto robi to najpierw?

Pierwszeństwo we wręczaniu wizytówek ma osoba o wyższym stanowisku niż nasze. W złym tonie jest proszenie o wizytówkę kogoś ważniejszego jak i wciskanie tej osobie naszej wizytówki. To ta osoba decyduje, czy i kiedy następuje moment wymiany wizytówek, a my musimy na ten gest poczekać. Być może się nie doczekamy, bo i tak bywa. Im ktoś ważniejszy, tym rzadziej rozdaje swoje wizytówki – ze zrozumiałych względów.

Czasem znajdujemy się w gronie osób, z którymi łączą nas pewne wspólne aktywności czy pasje, ale nie wiemy jakie te osoby zajmują stanowiska. Wtedy w zasadzie nie ma znaczenia, kto zainicjuje wymianę kartoników.

Wizytówkę zwyczajowo wręcza się na końcu spotkania, ale jeśli spotykamy się po raz pierwszy: np. na konferencji, dopuszczalne jest zrobienie tego na początku. Dlaczego? Ze względów praktycznych – w kuluarach konferencyjnych może się zdarzyć, że ktoś zawoła w pilnej sprawie naszego rozmówcę i trzeba będzie go później szukać.

Nigdy nie wręczamy wizytówek przy stole.

Jak wręczyć  i przyjąć wizytówkę?

Wizytówkę należy wręczyć prawą ręką, z drukiem zwróconym tak, by obdarowana osoba mogła ją czytać bez odwracania. Gdy otrzymamy wizytówkę, przeczytajmy zamiast od razu chować. Nawiasem mówiąc, w Japonii i w Chinach ceremonia przekazywania wizytówek i studiowania ich jest bardzo ważna: tam schowanie wizytówki od razu po jej otrzymaniu jest ogromnym nietaktem.

Wspomniałam wcześniej o notatkach na wizytówce: nigdy nie robimy ich przy osobie, która nam ją dała. Istotne dla nas notatki (np. „może pomóc w zakresie prawa pracy”) zróbmy po spotkaniu.

Wizytówki chowamy do wizytownika. Nie musi to być żaden drogi gadżet, ale po prostu estetyczny, aby można było nosić w nim własne wizytówki i te otrzymane. Nigdy nie chowamy wizytówki do kieszeni spodni! W ostateczności możemy schować do portfela lub kieszeni marynarki czy torebki. Chowając do portfela trzeba uważać, by przy tej okazji nie razić po oczach złotymi kartami kredytowymi bo możemy zostać uznani za snoba ;)

Co z nieaktualnymi wizytówkami lub ich brakiem?

Czasem zmieniamy numer telefonu, adres mailowy czy inne dane: wówczas możemy przekreślić nieaktualne dane i napisać poprawne, ale lepiej uprzednio zamówić nowe wizytówki. Nigdy natomiast nie dajemy nowemu pracownikowi wizytówek imiennych poprzednika, nawet jeśli przekreślimy nazwisko. To nietakt nie tylko wobec klientów, którzy wizytówkę mają otrzymać, ale i wobec  pracownika. Jeśli spotkania zdarzają się często, najlepiej mieć pakiet wizytówek ogólnych, bez nazwiska (sama nazwa firmy i jej dane teleadresowe). Przydadzą się w sytuacjach awaryjnych, takich jak zmiana kadrowa.

Jeśli zapomnimy wizytówek to… nasza strata. Jest znikoma szansa, że ktoś nas zapamięta, a na tym przecież nam zależy. Tyle jeśli chodzi o dawanie wizytówek na konferencjach. Bo jeśli zapomnimy wizytówek na umówione spotkanie biznesowe, to niestety popełniamy sporą gafę. Lepiej więc pamiętać o wizytówkach przed każdym spotkaniem.

Wizytówki mają ogromną moc. Sama czasem otrzymuję wiadomości od osób, którym przekazałam wizytówkę bardzo dawno temu. Gdyby te osoby poprzestały na zapisaniu sobie mojego numeru telefonu, najpewniej po pół roku numer ten nic by im nie mówił.