Pisanie listów było wielką sztuką, pielęgnowaną przez wieki. E-maile nie mają długiej historii, niemniej jednak pisanie ich również wymaga znajomości pewnych zasad. Mam na myśli oczywiście e-maile oficjalne, bo między znajomymi obowiązują takie zasady jakie odpowiadają obu stronom. Ale tak z ręką na sercu – kiedy ostatnio pisaliście do znajomego/przyjaciela e-mail? Bo mi się to zdarza raz na kilka miesięcy, najczęściej piszę do osób, które jakoś się uchowały i nie mają profilu na Facebooku. Ale wracając do e-maili – jak pisać te oficjalne i jakich błędów się wystrzegać?

Profesjonalny adres e-mail

Niemal każdy rekruter na zawołanie przypomni sobie najzabawniejsze adresy, z których otrzymywali aplikacje do pracy. Trudno w to uwierzyć, ale w 2016 roku nadal oficjalne e-maile potrafią pochodzić od różnych misiaczków, buziaczków i pysiaczków. Wpadki tego typu zaliczają często ludzie młodzi, którzy dopiero wchodzą na rynek pracy albo idą na studia. Najbezpieczniej jest używać w oficjalnej komunikacji adresu złożonego z imienia i nazwiska, opcjonalnie z inicjału imienia oraz pełnego nazwiska. Jeśli na co dzień w prywatnych kontaktach używacie innego adresu, wystarczy zrobić przekierowanie albo zainstalować program do obsługi poczty. Ja prawdę mówiąc w ogóle używam głównie adresu złożonego z imienia i nazwiska. Prywatnych maili do znajomych już prawie nie piszę, więc skrzynka zostaje do spraw oficjalnych.

To przeklęte „witam”, czyli jak zacząć dobrze?

Pamiętacie burzę dotyczącą zaczynania e-maili od słowa „witam”? Niestety forma ta nadal ma się dobrze, a jest oczywistym błędem. Pamiętajmy, że e-mail jest listem. Elektronicznym, ale jednak listem. Czy na papierze napisalibyście „witam”? Nie wydaje mi się :) Witam mówimy kiedy witamy naszych gości. Co więc piszemy na początku e-maila?

Oficjalnie zaczynamy e-mail nagłówkiem „Szanowny Panie” lub  „Szanowna Pani”. Jeśli piszemy do instytucji na ogólny adres, wtedy zaczynamy od „Szanowni Państwo” – bo najczęściej do takiej ogólnej skrzynki mailowej ma dostęp więcej osób. Potem w zależności od tego, kto nam odpisze, odpisujemy już tylko do tej konkretnej osoby. Spotkałam się z opinią, że w dzisiejszych czasach „Szanowny Panie” brzmi zbyt formalnie. Ale pamiętajmy, że raczej nikt się nie obrazi za „szanownego pana”, zaś zbyt szybkie skrócenie dystansu może spotkać się z negatywną reakcją.

Do osoby, której nie znamy lub z którą jesteśmy w oficjalnych stosunkach nie piszemy „Pani Barbaro”, czy co gorsza „Pani Basiu”. Panią Barbarą możemy nazwać ją tylko wtedy, kiedy zwracamy się tak do niej na żywo. Nadal jednak w korespondencji nie zdrabniamy imion! Szczególnie kobiece imiona są bardzo chętnie zdrabniane, a to infantylizuje i jest zwyczajnie nieprofesjonalne. Jakoś nie spotkałam się, żeby ktoś pisał „Panie Marcinku” czy „Panie Pawełku”, ale „Pani Kasiu”, „Pani Olu” spotyka się bardzo często. Zdrobnienia zostawiamy na relacje prywatne. W formalnym e-mailu nie robimy tego.

Jeśli korespondujemy z kimś kilkakrotnie w ciągu jednego dnia, nie stosujemy nagłówka w kolejnych wiadomościach.

Temat wiadomości i ciągłość korespondencji

Temat wiadomości oficjalnej jest bardzo ważny. Nie wpisanie go lub złe sformułowanie nie tylko źle wygląda, ale utrudnia później dotarcie do poszukiwanej korespondencji. Nie piszmy zatem w temacie lakonicznych i nie mówiących wiele sformułowań takich jak:

  • Kilka spraw (na litość, jak to potem odszukać?)
  • Pilna prośba (nie wiadomo o co, więc później trudno znaleźć)
  • Pytanie (i znowu: o co?)

Jeśli korespondujemy w określonej sprawie, zachowajmy ciągłość korespondencji, żeby adresat mógł odnieść się do wcześniejszych zagadnień bez szukania ich.

DW (do wiadomości) i UDW (ukryte do wiadomości)

Pisząc e-mail należy uważnie wypełniać pola DW i UDW. Wiele wpadek zdarzyło się przez to, że ktoś w pośpiechu wpisał adres w DW zamiast w UDW. Koniecznie należy o tym pamiętać wysyłając np. zapytanie ofertowe do większej liczby adresów. Ujawnienie ich może skończyć się bardzo źle, więc uważnie wpiszmy wszystkie w pole UDW.

Jeśli w trakcie korespondencji pragniemy dołączyć jeszcze kolejną osobę, przedstawmy ją naszemu adresatowi. Możemy np. napisać „Do naszej korespondencji dołączam panią Krystynę Iksińską, główną księgową w naszej firmie”.

Potwierdzenie przeczytania

Ta opcja nie powinna być nadużywana. Jeśli ktoś przy każdym wysyłanym e-mailu żąda potwierdzenia przeczytania,  zaczyna to irytować adresata. Zachowajmy więc tę opcję na naprawdę ważne i pilne sprawy, a w codziennej korespondencji zaufajmy, że odbiorca to przeczyta. Zresztą prośbę o potwierdzenie też można zignorować, więc i tak de facto nic nam szczególnego ta opcja nie daje.

Zakończenie wiadomości i emotikony

Najbezpieczniej zakończyć e-mail zwrotem „Z poważaniem”. Jeśli relacje między nami a adresatem są mniej formalne, możemy napisać „Pozdrawiam”. Nie bójmy się „poważania” – naprawdę lepiej, żeby było bardziej formalnie niż silić się na luz, który nie jest wcale tak powszechnie akceptowany jak mogłoby się wydawać. Jeśli zapominamy o pożegnalnym zwrocie, dołączmy go do stopki. Wówczas będzie automatycznie dołączać się do każdego e-maila.

Co z emotkami? Coraz częściej spotykam emotki w oficjalnej korespondencji. Nie jestem wrogiem tej formy ekspresji i sama stosuję, niemniej jednak formalny e-mail nie jest odpowiedni do tego, by wstawiać tam „uśmieszki”. Aczkolwiek, jeśli często z kimś korespondujemy i mamy półformalne relacje, nie ma przeszkód, by czasem zakończyć wypowiedź emotką. Nie należy jednak przesadzać z ich liczbą – jeden „uśmiech” wystarczy.

Wydaje mi się, że pielęgnowanie sztuki pisania listów (teraz już raczej elektronicznych) jest bardzo ważne. Media społecznościowe sprawiły, że porozumiewamy się szybko, często skrótowo i bez dbałości o formę. E-maile jeszcze się bronią. Czy na długo? To już zależy od nas.